Opportunités et projets : ne pas confondre conduite de changement et journal interne

Par défaut

Contrairement à un journal papier, le support en ligne présente un avantage considérable, celui de permettre d’archiver son propre contenu. Cette propriété joue sur la balance lors du choix de format (voir les 10 bonnes raisons pour choisir le formation électronique), mais nous a aussi poussé aujourd’hui à commettre une erreur…
Réunion d’équipe. Tous ont un besoin : mettre en commun des supports de travail et des synthèses de veille. Un site est l’une des solutions, or rien de tel qu’une newsletter pour rappeler régulièrement d’utiliser ce nouvel outil de partage. « Et si, pour attirer plus de lecteurs, cette newsletter comprenait des rubriques plus personnelles, non liées au site en soi : les dernières promotions, les événements, les portraits de collaborateurs… D’ailleurs, optimisons, regroupons notre veille et l’actualité de l’équipe, profitons de la future plateforme pour pérenniser cela, et archivons le tout sur notre site! » Ainsi, l’idée d’un journal interne émerge…
L’erreur est vite arrivée : le journal interne n’a pas sa place dans le projet, même si celui-ci le permet.
Le site en question nécessite un travail de fond, sur l’organisation, voire la synthèse et la mise en perspective de l’information. Communiquer autour du projet est primordial, et les toutes les idées de communication sont bonnes tant que les lecteurs viennent sur le site pour ce à quoi il est destiné. Il s’agit de technique de conduite de changement : comme dans tout projet, il est nécessaire de faire sa pub et de faire adhérer les utilisateurs. Ce travail peut être confondu avec celle d’une rédaction interne. Or, la conduite de changement a une durée limitée dans le temps, suite à quoi les utilisateurs prendront le site en main à bon escient.
Créer un journal interne pour supporter ce projet poussera à terme à une double perversion : d’une part les lecteurs viendront chercher sur le site une information divertissante ou professionnelle qui ne fait pas partie de son cœur d’utilité (dans notre cas la veille), et d’autre part ils n’iront plus chercher cette fameuse information « hors sujet » là où elle devrait être (intranet, véritable journal global de l’entreprise, …), cannibalisant ainsi les autres canaux d’information.
Une newsletter simple, quant à elle, remplit parfaitement son rôle : sans digression, efficace, elle informe l’équipe des actualités du projet en cours de prise d’ampleur. Le jour venu, elle disparaitre peut-etre. Arrêtons nous la, et considérons le lancement de journal interne comme un projet entier et indépendant, nécessitant lui même une conduite de changement solide. La décision de son lancement devrait provenir d’une véritable décision stratégique, et non pas d’une opportunité technique ou passagère.

20121031-221436.jpg

10 bonnes raisons de lancer son journal interne en ligne

Par défaut

 

Ce mois-ci, une petite équipe interne d’une dizaine de jeunes, dont moi, s’est lancée dans la création d’un nouveau journal d’entreprise. Le but est classique : informer, divertir, créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise et une cohésion des équipes éparpillées entre lignes métier sinueuses et services, non secrets, mais inconnus. Le tout sur un ton assez pro et moderne. Voici 10 bonnes raisons pour créer ce futur prodige en ligne :

1. Multimédia. La possibilité d’insérer des vidéos et du son seul n’est pas à négliger, et beaucoup de types de contenu de journal interne s’y prêtent à merveille : couverture d’évènements ou séminaires sous le point de vue « j’y étais » destiné aux lecteurs qui n’y étaient pas, enregistrement son d’un discours pratique à écouter tout en travaillant sur son poste, animations informatives (enchainement d’images et voix superposée pour une explication plus approfondie) pour plus de compréhension par les salariés,…

2. Transversalité. La plupart des entreprises ont un intranet fourni, il est important de ne pas cannibaliser l’information existante. Or, un lien hypertexte vers ce contenu permet d’éviter des copié collé inutiles et de privilégier un travail explicatif plus enrichissant tout en économisant de l’espace du journal. Et bien évidemment, les liens internet directs peuvent compléter la rédaction comme pour tout journal en ligne.

3. Gaspillages évités. Non seulement pour la matière première (les lecteurs écolos pourraient se satisfaire de papier recyclé), mais surtout en termes de temps : le format en ligne évite des étapes supplémentaires, donc des ressources.

4. Souplesse de pagination. Un journal en pleine création subira sa propre naissance, et nécessitera certainement des ajustements. Or, un format papier implique des choix anticipés, ne serai-ce que pour le chiffrage avec l’imprimeur. Les pages papier s’ajoutant par 4, il risque d’y avoir une prolifération d’articles inutiles pour boucher des paragraphes, ou une mise en page déséquilibrée. Ici, la grande différence avec un journal classique est une absence de publicités, donc tout trou est à éviter.

5. Interactivité. Il est possible de créer des liens hypermail pour chaque auteur d’article, afin de permettre à chacun de communiquer directement son avis par rapport au sujet aborder. Plus rapide et efficace qu’un courrier des lecteurs classique, ce type de communication contribue aussi au sentiment d’appartenance des lecteurs, car ils savent que chaque article est écrit par un collègue. Dans la même logique, la possibilité de laisser un espace pour les commentaires sous chaque article n’est pas à négliger, à condition d’en avoir la possibilité technique et capacité de modération suffisante.

6. Networking. Il s’agit souvent d’un des objectifs du journal interne, et le contenu est crée en fonction : portraits, carnets, interviews, chaque intervention de collaborateur peut comporter une carte de visite électronique à disposition des lecteurs afin de raisoter tranquillement pour chaque sujet intéressant à partager.

7. Archivage. Les lecteurs finissent par se débarrasser d’une pile de journaux papier et suppriment les newsletters des boites mail. Or, il est intéressant pour tous de garder l’accès à l’information corporate transmise dans le journal. Voici des conseils.

8. Sécurité. Un journal interne n’est pas fait pour être confidentiel, certes. Il est d’ailleurs destiné à être emmené en dehors du bureau, présenté à la famille, amis, voire clients. Cependant, en cas de besoin, il est possible de passer par le réseau interne pour visualiser le journal, ce qui peut être une très bonne solution pour un journal interne abordant en priorité l’ambition, la stratégie de l’entreprise, ou la R&D.

9. Périodicité. Le succès d’un journal classique est en partie porté par sa ponctualité, mais celle-ci peut constituer un risque. Un format blog est beaucoup plus souple et peut être enrichi au fur et à mesure. Rien n’empêche cependant de garder un cycle, notamment grâce à un diffusion de rubrique phare, d’une newsletter ou d’un PDF complémentaires synthétique.

10. Potentiel de modernisation. A l’ère du numérique, la nouveauté est quotidienne : un journal interne ne devrait pas être à l’abri. Que ce soit pour le format (application, cloud, …), le contenu (data journalisme,…) ou la diffusion (buzz, push,…), les idées nouvelles seront absorbées plus facilement par un format numérique. Une en particulier parait très appropriée : les réseaux sociaux. Dans notre cas, le passage à la nouvelle version de Sharepoint permettra de connecter tous les lecteurs avec leurs profils, de lier leurs commentaires et appyer ainsi l’interaction et le networking, tout en créant une communauté d’entreprise. Objectif atteint…

Bien évidemment, si les collaborateurs n’ont pas internet, ou sont trop agés pour apprendre facilement à naviguer dans un blog, tournez-vous vers d’autres formats…